Πρωινή ενημέρωση
Το πρόγραμμα της ημέρας, επιβεβαιωμένο, πριν τον πρώτο ασθενή.
Γραμματεία για ιδιωτικά ιατρεία
Το ιατρείο σας, χωρίς χαμένες κλήσεις.
Εσείς εξετάζετε χωρίς διακοπές. Εγώ απαντώ με το όνομα του ιατρείου σας, κλείνω ραντεβού, στέλνω υπενθυμίσεις και σας μεταφέρω μόνο ό,τι χρειάζεται τη δική σας απόφαση.
ΠαθολόγοιΠαιδίατροιΚαρδιολόγοιΔερματολόγοιΓυναικολόγοιΨυχίατροιΟδοντίατροι
Σήμερα στο ιατρείοΠαράδειγμα
09:30Νέος ασθενήςΠρώτη επίσκεψη · στοιχεία καταχωρημέναΕπιβεβαιώθηκε
10:15ΕπανεξέτασηΥπενθύμιση στάλθηκε χθεςSMS ✓
11:00ΑκύρωσηΤο κενό καλύφθηκε από λίστα αναμονήςΑναπλήρωση
12:40Ερώτηση για αποτελέσματαΣημείωμα για επανάκληση από εσάςΓια εσάς
Καθαροί ρόλοι
Ποιος κάνει τι
Η συνεργασία πετυχαίνει όταν τα όρια είναι ξεκάθαρα. Εσείς κρατάτε την ιατρική κρίση - εγώ όλη τη γραμματειακή ροή γύρω της.
Εσείς, ο γιατρός
- Εξετάσεις, διάγνωση και κάθε ιατρική απόφαση
- Απαντήσεις σε ιατρικά ερωτήματα ασθενών
- Συνταγογράφηση, παραπεμπτικά, αποτελέσματα
- Τελική έγκριση κανόνων ημερολογίου
Η Αλκμήνη
- Απάντηση κλήσεων με το όνομα του ιατρείου
- Κλείσιμο, μετακίνηση και ακύρωση ραντεβού
- Υπενθυμίσεις, επιβεβαιώσεις, λίστα αναμονής
- Email, μηνύματα και online αιτήματα ραντεβού
- Καθημερινή σύνοψη & σημειώματα επανάκλησης
Μαζί
- Οδηγός απαντήσεων για τις συχνές ερωτήσεις
- Πρωτόκολλο για επείγοντα περιστατικά
- Κανόνες ημερολογίου: διάρκειες, κενά, προτεραιότητες
- Μηνιαία ανασκόπηση και βελτιώσεις
Η διαδρομή μιας κλήσης
Κάθε κλήση έχει προορισμό
Πατήστε σε κάθε περίπτωση για να δείτε βήμα-βήμα τι κάνω - και τι φτάνει τελικά σε εσάς.
Σενάριο 1
Νέο ραντεβού ή αλλαγή
Ο πιο συχνός λόγος κλήσης - και αυτός που χάνεται πιο εύκολα όταν είστε στην εξέταση.
- Ελέγχω διαθεσιμότητα με βάση τους κανόνες που ορίσαμε (διάρκειες, τύπους επίσκεψης, κενά).
- Καταχωρώ στοιχεία και λόγο επίσκεψης στο ημερολόγιό σας.
- Στέλνω επιβεβαίωση με SMS, Viber ή email.
- Υπενθύμιση πριν το ραντεβού - λιγότερες «ξεχασμένες» επισκέψεις.
Σενάριο 2
Ερώτηση ή πληροφορίες
Διακρίνω τις πρακτικές από τις ιατρικές ερωτήσεις - και δεν δίνω ποτέ ιατρική συμβουλή.
- Πρακτικές ερωτήσεις (κόστος, διεύθυνση, τι να φέρει ο ασθενής) απαντώνται από τον εγκεκριμένο οδηγό σας.
- Ιατρικά θέματα: κρατώ όνομα, τηλέφωνο και σύντομη περιγραφή.
- Σας στέλνω σημείωμα επανάκλησης ή κλείνω τηλεφωνικό ραντεβού όταν σας βολεύει.
Σενάριο 3
Επείγον περιστατικό
Ακολουθώ κατά γράμμα το πρωτόκολλο που έχουμε συμφωνήσει από την πρώτη μέρα.
- Αναγνωρίζω τις ενδείξεις-κλειδιά που ορίσατε ως επείγουσες.
- Σας ειδοποιώ αμέσως με τον τρόπο που επιλέξατε (κλήση ή μήνυμα).
- Αν δεν είστε διαθέσιμος, δίνω τις οδηγίες του πρωτοκόλλου σας - π.χ. ΕΚΑΒ 166 ή 112.
- Καταγραφή στη σύνοψη της ημέρας για πλήρη εικόνα.
Σενάριο 4
Εκτός ωραρίου
Ακόμη κι όταν το ιατρείο είναι κλειστό, κανείς δεν μένει χωρίς απάντηση.
- Μήνυμα εκτός ωραρίου με τις δικές σας οδηγίες.
- Επανάκληση όλων των μηνυμάτων το επόμενο πρωί, με προτεραιότητα.
- Τα online αιτήματα ραντεβού επεξεργάζονται πρώτα - πριν καν ανοίξει το ιατρείο.
Ξεκίνημα συνεργασίας
Οι πρώτες δύο εβδομάδες
Χωρίς αναστάτωση στο ιατρείο. Σταδιακή μετάβαση, με δοκιμή πριν την πλήρη λειτουργία.
-
Ημέρα 1
Γνωριμία & καταγραφή
Μια κουβέντα 30 λεπτών: πώς δουλεύει το ιατρείο, τύποι επισκέψεων, διάρκειες, συχνές ερωτήσεις ασθενών και τι θεωρείτε επείγον.
-
Ημέρες 2 – 3
Πρόσβαση & σενάρια
Ρύθμιση προώθησης κλήσεων (ο αριθμός σας μένει ίδιος), πρόσβαση στο ημερολόγιο, υπογραφή NDA και ο οδηγός απαντήσεων του ιατρείου.
-
Ημέρες 4 – 5
Δοκιμαστική λειτουργία
Καλύπτω συγκεκριμένες ώρες και σας δίνω καθημερινή ανατροφοδότηση. Διορθώνουμε ό,τι χρειάζεται πριν ανοίξουμε πλήρως.
-
Εβδομάδα 2
Πλήρης λειτουργία
Σταθερό ωράριο κάλυψης, καθημερινές συνόψεις και η πρώτη εβδομαδιαία αναφορά με κλήσεις, ραντεβού και ακυρώσεις.
-
Κάθε μήνα
Ανασκόπηση & βελτίωση
Βλέπουμε μαζί τι λειτουργεί, τι αλλάζει στη ζήτηση και προσαρμόζουμε ώρες ή πακέτο - χωρίς δεσμεύσεις.
Καθημερινή επικοινωνία
Πάντα ενήμεροι, ποτέ διακοπές
Ορίζουμε μαζί το κανάλι (Viber, WhatsApp, Teams ή email) και τον ρυθμό. Εσείς διαβάζετε όταν βρίσκετε ένα λεπτό.
Ζωντανά σημειώματα
Μόνο ό,τι χρειάζεται απόφασή σας, συγκεντρωμένο και σύντομο.
Βραδινή σύνοψη
Κλήσεις, νέα ραντεβού, ακυρώσεις και εκκρεμότητες της ημέρας.
Μηνιαία αναφορά
Τάσεις ζήτησης, ώρες αιχμής, ποσοστό ακυρώσεων - για καλύτερες αποφάσεις.
Αλκμήνη · Γραμματεία online
Πλάνο συνεργασίας
Φτιάξτε το δικό σας πλάνο
Επιλέξτε τι θέλετε να αναλάβω. Στο τέλος, στείλτε μου το πλάνο με ένα κλικ.
Ερωτήσεις γιατρών
Ό,τι συνήθως με ρωτούν
Απαντώ με το όνομα του ιατρείου σας, ως η γραμματεία σας, και γνωρίζω τη λειτουργία του όπως κάποιος που κάθεται στη ρεσεψιόν. Για τον ασθενή, η εμπειρία είναι μια οργανωμένη, ευγενική γραμματεία.
Ποτέ. Απαντώ μόνο σε πρακτικά θέματα, βάσει του οδηγού που εγκρίνετε. Κάθε ιατρικό ερώτημα σας μεταφέρεται ως σημείωμα επανάκλησης ή τηλεφωνικό ραντεβού.
Μέσω προώθησης κλήσεων από τον πάροχό σας ή μέσω cloud τηλεφωνίας. Ο αριθμός του ιατρείου παραμένει ο ίδιος και μπορείτε να ενεργοποιείτε ή να απενεργοποιείτε την προώθηση όποτε θέλετε.
Βεβαίως. Μπορούμε να ξεκινήσουμε μόνο με τις ώρες αιχμής ή με ωριαία χρέωση για δοκιμαστική συνεργασία, και να μεγαλώσουμε όταν το δείτε να λειτουργεί.
Υπογράφω NDA, εργάζομαι μόνο μέσα από τα δικά σας εργαλεία με προσωπικό λογαριασμό πρόσβασης και τηρώ τον GDPR. Δεν κρατώ αντίγραφα δεδομένων εκτός των συστημάτων σας.
Έτοιμοι για ένα ιατρείο που δεν χάνει ούτε μία κλήση;
Κλείστε μια σύντομη γνωριμία. Σε 30 λεπτά θα ξέρετε ακριβώς πώς θα δουλεύαμε μαζί.